Como fazer, sem errar na dosagem. Quando se fala em redução de custos, principalmente em momentos de crise, a primeira ação a tomar numa empresa é a demissão de funcionários. Entretanto, a percepção sobre redução de custos deve ser ampliada e revista periodicamente pela empresa.

Numa situação, por exemplo, onde a receita líquida empata ou está abaixo das despesas, medidas não devem ser adiadas, particularmente quando estiver em jogo a sobrevivência da empresa. É necessário agir com urgência, sob pena de comprometer parte ou todo o negócio.

A tarefa de reduzir custos não é fácil e tem seus dissabores; é ingrata, mas precisa ser levada adiante. Porém, é neste “fazer” que está o segredo, pois mais importante que “fazer” é o “saber fazer”.

Algumas vezes, a ação adotada numa redução de custos não resolve o problema, apenas o acoberta. Cedo ou tarde, ressurge em proporções maiores, muitas vezes até descontroláveis.

Quando for necessário tomar uma decisão para reduzir custos, considere as seguintes situações:

1. O corte feito proporcionará queda na qualidade dos produtos e serviços, ou no atendimento ao cliente?

2. Essa atitude reduz um determinado tipo de custo com equivalência de valor agregado ou algum tipo de benefício aos produtos e serviços?

Caso sua resposta seja afirmativa, repense o corte. Do contrário, pode-se até obter um ganho no curto prazo; no entanto, tal conquista será ilusória no médio e longo prazo.

Sempre que a redução de custos for inevitável, deve-se buscar cortar os custos ruins, e não aqueles que são significativos ao negócio.

Nesses casos, as empresas deverão buscar alternativas que ultrapassem as vias da demissão. Muitas vezes, a necessidade de reduzir custos pode ser um reflexo direto de uma gestão administrativa ineficiente.

Reduzir custos em proporção maior que o necessário pode afetar negativamente o negócio: seria o mesmo que “acertar no remédio, mas errar na dosagem”.

Para acertar na dosagem, faça as seguinte reflexões:

1. Estou tendo controle sobre todas as operações na área de compras?

Uma compra mal feita ocasiona reflexos negativos na empresa. Neste caso, é preciso trabalhar aspectos de negociação, criação de procedimentos e, até mesmo, participar de compras cooperadas para, num volume maior adquirido, obter melhores condições comerciais, tanto em preço como em prazo.

2. Estou sabendo administrar o dinheiro?

Pondere algumas possibilidades, tais como, negociar a folha de pagamento da empresa com bancos, barganhando um conjunto de vantagens; além disto, é importante a escolha de um banco com perfil adequado ao da empresa para melhor atender suas necessidades.

3. Como estão sendo controlados os estoques?

A informatização é um ótimo recurso para desenvolver um controle mais eficaz, evitando compras desnecessárias. Usar as centrais de compra e compartilhar estoques com fornecedores são opções a considerar.

Outra forma de redução de custos está atrelada à informática e telefonia.

Verifique alternativas, tais como as vantagens de trabalhar com rede de computadores, com impressoras mais adequadas, equipamentos que consumam menos energia elétrica, adotar rádio digital, conversor de ligações, chamadas pela Internet ou um plano corporativo de comunicação junto a uma operadora de telefonia.

Por fim, deve-se considerar que pode haver caso onde a redução de custos nem passa por uma necessidade de sobrevivência. Ela é compreendida como uma ação para aumentar a lucratividade e, até mesmo, tornar a empresa mais competitiva no mercado. Tudo é uma questão de percepção do que está sendo feito.