A forma pela qual uma empresa se comunica com o mercado é muito importante para a construção de sua imagem. A boa comunicação, verbal ou escrita, ocorre quando há objetividade, clareza e compreensão da mensagem que se deseja transmitir.

Por conta disto, procure conferir maior atenção às ações diárias de comunicação ocorridas em sua empresa. A atenção deve aumentar ainda mais quando ela for escrita e direcionada aos clientes: desde uma simples notícia referente à mudança de endereço ou telefone, por exemplo, às propostas comerciais, quer sejam elas feitas por e-mail, fax, ofício ou carta.

Uma correspondência bem feita reforça a imagem da empresa e pode traduzir-se, inclusive, numa ferramenta de marketing, pois boas correspondências conferem credibilidade à empresa; o oposto pode ocorrer quando forem identificadas falhas no processo.

Um exemplo: se a empresa valoriza a qualidade em seus serviços e faz questão de destacar isto como uma vantagem, o tom da gramática adotado em suas correspondências deve seguir a mesma prática: sem erros gramaticais, ortográficos e vícios de linguagem.

Qual seria sua impressão ao ler um comunicado de uma empresa repleta de erros gramaticais? Qual a imagem que você faria dela? Pense nisto e faça um exercício tendo sua empresa no centro do caso.

O uso inadequado de vírgulas e a troca de letras, como a colocação de uma letra "z" no lugar de um "s", de um "ss" ao invés de um "ç" ou de um "s" no lugar de um "x", são exemplos que podem causar grandes confusões numa comunicação escrita. Portanto, quem escreve deve trabalhar com o máximo possível de atenção, adotando todos os cuidados.

No caso de dúvida, independente de sua dimensão, não devemos hesitar em recorrer a um dicionário ou livro de gramática. Por conta disto, as empresas devem dispor de um bom dicionário e livros de gramática em seu acervo, a fim de oferecer condições adequadas para o bom trabalho dos funcionários neste contexto.

Uma forma de evitar erros, diante do grau de importância do documento, é solicitar sua revisão por um colega de trabalho, dado que pelo envolvimento na tarefa, muitas vezes a própria pessoa que redigiu o documento não consegue identificar o óbvio, que pode ser um erro simples, tão visível, mas que pode passar sem ser notado por ele, não pelos outros.

Outro ponto a considerar num processo de comunicação escrita é a compreensão da mensagem. Uma regra de ouro para ter sucesso nesta atividade é fazer um teste com os próprios funcionários da empresa. Se há alguma mensagem a divulgar, faça-a circular antes entre os funcionários e verifique se eles compreendem seu sentido.

Caso seja detectada a não-compreensão por eles que trabalham na empresa, o que se pode esperar dos clientes, que não têm qualquer obrigação com isso?

Antes de deixar erros na comunicação ocorrerem, procure sempre rever o que está escrevendo e adotar procedimentos comuns de trabalho, sendo claro, direto, objetivo e simples na comunicação escrita, procurando não construir parágrafos longos.

Coloque-se também na condição do leitor; respeite o seu tempo, não abuse de formas rebuscadas e só recorra a termos técnicos quando se fizerem absolutamente indispensáveis.

A tarefa pode não ser fácil, mas precisa ser feita - aliás, muito bem feita, pois a imagem da empresa está sendo traduzida nela. E isto vale muito!