Fundo fixo de caixa ou caixa pequeno (o famoso caixinha) é um sistema de controle de caixa utilizado, cujo objetivo é facilitar o atendimento das necessidades de pagamento de pequenas despesas do dia-a-dia das empresas, que não justificam a emissão de cheques, transferências bancárias, ou outra forma de pagamento mais burocrática ou dispendiosa.
Na prática, a constituição do fundo é determinada por uma quantia fixa em dinheiro que é colocada à disposição do responsável pelo caixa, que deve ser suficiente para fazer face aos pagamentos de pequenas despesas, tais como condução, lanches, refeição, correios, cópias, autenticações, compra de miudezas, taxas etc., por um determinado período de tempo, que poderá ser semanal, quinzenal ou mensal, conforme a conveniência verificada em cada empresa. O valor do fundo deve ser o estritamente necessário para cobrir essas pequenas despesas. Dependendo do valor estipulado, a prudência recomenda a exigência de carta de fiança ou pelo menos um termo de responsabilidade.
Da mesma forma que devemos comprovar toda movimentação bancária por meio de documentos contábeis (nota fiscal, boletos, recibos etc.), com o fundo fixo deve seguir o mesmo procedimento. Portanto, não se deve aceitar qualquer recibo como documento contábil para comprovar tais despesas, por não ter o suporte legal necessário.
O fundo fixo de caixa não se confunde com o caixa operacional da empresa. No caixa operacional todos os recebimentos em dinheiro e cheques devem ser depositados diariamente nos bancos, e todos os pagamentos que não sejam feitos pelo fundo fixo devem ser feitos por cheques nominais, transferências bancárias ou outra forma de pagamento que identifique o beneficiário.
Para preservar o controle do caixa, recomendamos a utilização de pelo menos duas subcontas específicas para o caixa: a) uma conta contendo o fundo fixo de caixa; e, b) outra conta com valores recebidos e ainda não depositados, e cheques emitidos para pagamentos que ainda não foram efetivados.
O dinheiro existente no fundo fixo de caixa deve ser utilizado exclusivamente para o pagamento das pequenas despesas. À medida que os pagamentos vão sendo feitos o valor do fundo vai sendo reduzido, quando estiver próximo de se esgotar, o responsável pelo caixa deve emitir o relatório dos pagamentos efetuados, juntando os respectivos comprovantes.
Para a recomposição do fundo fixo de caixa, emite-se um novo cheque ao responsável pelo caixa, no valor da prestação de contas (boletim de caixa), contabilizando esta operação a débito das contas das despesas comprovadas e a crédito de bancos conta movimento.
Portanto, verifica-se que as contas de despesas são debitadas em contrapartida ao registro da emissão do cheque, apenas quando o fundo é recomposto, e não por ocasião do desembolso de caixa, reduzindo assim o volume de lançamentos contábeis.
Este procedimento permite um fácil controle do fundo fixo, já que a conta não tem seu valor alterado a cada pagamento ou a cada recomposição do fundo em dinheiro. O saldo contábil do fundo fixo de caixa permanece inalterado, devendo sempre corresponder ao saldo de dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados.
Por ocasião do levantamento de balanços, no fundo fixo deve permanecer efetivamente só o numerário. Os comprovantes das despesas devem ser reembolsados e contabilizados a fim de não serem excluídos da apuração do resultado, para atendimento do regime de competência, evitando que despesas de um determinado período sejam contabilizadas em outro.
Edição | 1609