Por meio da Resolução CRCSP 1.040/2009 o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRCSP) normatizou a matéria, instituindo o documento ‘Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica’.
Conselhos regionais de outros Estados adotaram medidas semelhantes, inclusive com aplicação de penalidade por infração ao Código de Ética Profissional do Contabilista. Mesmo que seu Estado não tenha regulamentado a matéria, sua adoção é bem recomendada.
O documento tem como objetivo, valorizar a profissão contábil. Com sua instituição, a conduta ética e profissional da classe fica respeitada, dando segurança jurídica para quem entrega e para quem recebe os documentos contábeis (Artigo 18, da Resolução CFC 1.307/2010).
Do termo de transferência
A transferência da responsabilidade técnica de uma empresa-cliente de um para outro profissional é sempre um momento delicado. A utilização do documento Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica procura harmonizar o relacionamento entre as empresas contábeis envolvidas nesse processo, em benefício de todas as partes envolvidas.
O documento deve ser preenchido pelo novo responsável técnico, no mínimo em três vias (ou mais se houver exigência legal). A 3ª via será destinada para o novo responsável técnico que receberá os documentos, a 2ª via para o responsável técnico que entregará os documentos e a 1ª via para a empresa-cliente proprietária dos documentos.
O responsável técnico anterior deverá comunicar ao atual sobre os fatos de que deve tomar conhecimento a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções que vai exercer.
Prazos para entrega de documentos
Para realizar a transferência do trabalho, o contabilista anteriormente contratado deverá fornecer ao novo responsável técnico pela empresa, os documentos, livros fiscais e arquivos digitais, que estejam em seu poder, em prazo estabelecido em cláusula rescisória do contrato de prestação de serviços. Caso não tenha sido determinado, o prazo será de 60 dias.
Obrigações tributárias acessórias
Mesmo que o prazo de vencimento da exigência seja posterior ao da vigência do contrato, as obrigações tributárias acessórias, cujo período de competência tenha decorrido na vigência do contrato do responsável técnico anterior, devem ser cumpridas por ele. Tal cumprimento pode ser dispensado se for especificado no contrato.
Na falta de formalização do contrato de prestação de serviços ou previsão contratual, a cobrança de honorário adicional especificando que corresponde ao cumprimento das obrigações fiscais anuais, como: folha de pagamento do décimo terceiro salário, informes de rendimentos, ECF, RAIS, DCTF, DIRF, DES, encerramento de balanço anual e outros, será devido por inteiro ao responsável técnico que cumpriu ou irá cumprir as obrigações anuais da empresa-cliente, não importando durante quantos meses o responsável técnico anterior prestou serviços ao cliente.
Protocolo de livros e documentos
A documentação deverá estar acompanhada de protocolo de entrega, em duas vias, com a descrição dos documentos, referência do período, data de entrega e de recebimento, espaço reservado para identificação de quem recebeu o material e para assinatura.
Os documentos deverão ser entregues ao representante legal do cliente ou a quem ele indicar, preferencialmente ao novo responsável técnico, mediante autorização por escrito.
Omissões e irregularidades
Caso o novo técnico encontre erros, atos e omissões infringentes de normas técnicas ou de dispositivos legais referentes ao período anterior de sua competência técnica, portanto de responsabilidade do contabilista anterior, deverá comunicar à empresa-cliente, por escrito, para que sejam tomadas providências.
O responsável técnico, novo ou anterior, deverá disponibilizar toda a documentação (protocolo, distrato contratual, etc.) de transferência ou de recebimento de documentação de clientes sempre que for exigido por órgãos fiscalizadores.
Penalidades
A inobservância destas disposições constitui infração ao Código de Ética Profissional do Contabilista, com a aplicação da penalidade de advertência reservada, censura reservada e censura pública (Artigos 2º, 7º e 11, IV da Resolução CFC nº 803/1996, com a redação da Resolução CFC nº 1.307/2010).